1. Đăng nhập vào website
Hệ thống đặt lịch nằm phía sau trang đăng nhập của website. Bạn cần dùng email và mật khẩu mà Nhat đã gửi cho bạn.
- Mở trình duyệt (Chrome, Safari hoặc Edge) và vào địa chỉ diamondnails.dk/wp-admin.
- Gõ email vào ô phía trên (Username or Email Address) và mật khẩu vào ô phía dưới (Password).
- Bấm vào nút màu xanh Log In (trang đăng nhập bằng tiếng Anh, đó là bình thường).
- Vậy là bạn đã vào được. Bên trái là menu màu đen. Tìm mục Nekst Booking.
2. Lịch trên trang của từng tiệm (cách nhanh nhất)
Bạn không cần vào phần quản trị để xem lịch hẹn trong ngày. Mỗi tiệm có một trang lịch riêng trên website. Hãy mở trang khi đang đăng nhập (xem mục 1):
| diamondnails.dk/odense | Diamond Nails Odense (Bilka) |
| diamondnails.dk/aalborg | Diamond Nails Aalborg (Friis) |
| diamondnails.dk/esbjerg | Diamondnails Esbjerg |
- Chọn Dag (Ngày), Uge (Tuần) hoặc Måned (Tháng) ở phía trên. Khi xem theo ngày, mỗi nhân viên có một cột riêng.
- Dùng mũi tên hoặc I dag (Hôm nay) để đổi ngày, hoặc biểu tượng lịch để chọn một ngày cụ thể.
- Bấm vào một lịch hẹn để mở ra. Bạn có thể xem và sửa trực tiếp.
- Kéo lịch hẹn sang giờ khác hoặc nhân viên khác để dời lịch.
- Bấm + Ny booking (Lịch hẹn mới) để tạo lịch hẹn ngay trong lịch.
| Detaljer (Chi tiết) | Trạng thái, ngày, giờ, dịch vụ, nhân viên và giá. |
| Kunde (Khách) | Tên, số điện thoại và ô ghi chú bạn có thể tự viết. Viết xong bấm Gem note (Lưu ghi chú). |
| Historik (Lịch sử) | Lần ghé gần nhất của khách và số lịch hẹn của khách tại tiệm đó. |
| Redigér booking (Sửa lịch hẹn) | Đổi ngày, giờ, nhân viên hoặc nội dung khác. |
| Annullér booking (Hủy lịch hẹn) | Hủy lịch hẹn. Lịch hẹn vẫn còn trong lịch sử. |
| Slet booking (Xóa lịch hẹn) | Xóa hẳn lịch hẹn và không thể hoàn tác. Nên dùng Hủy thay vì Xóa. |
4. Xem và tìm lịch hẹn
Trong mục Bookinger bạn thấy mọi lịch hẹn với ngày, giờ, tiệm, khách, dịch vụ, nhân viên, giá và trạng thái.
- Muốn xem một ngày cụ thể: chọn ngày ở ô phía trên bên trái.
- Muốn xem riêng một tiệm hoặc một nhân viên: chọn trong danh sách Alle lokationer (tất cả chi nhánh) và Alle medarbejdere (tất cả nhân viên).
- Bấm Filtrér (Lọc). Bấm Nulstil (Đặt lại) để xem lại tất cả.
- Eksportér CSV tải danh sách về thành một tệp để mở bằng Excel.
5. Tạo lịch hẹn mới (ví dụ khách gọi điện)
Bấm Opret booking (Tạo lịch hẹn) phía trên danh sách. Điền biểu mẫu từ trên xuống dưới:
| Behandling (Dịch vụ) | Chọn dịch vụ. Tiệm sẽ được chọn tự động theo dịch vụ. |
| Medarbejder (Nhân viên) | Chọn người làm. Bạn luôn có thể chọn tự do. |
| Dato và Starttidspunkt (Ngày và giờ bắt đầu) | Giờ kết thúc tự tính theo thời lượng của dịch vụ. |
| Kundenavn và Kunde-telefon (Tên và số điện thoại khách) | Nhập tên và số điện thoại của khách. |
| Kunde-email (Email khách) | Không bắt buộc. Nếu để trống (ví dụ khách vãng lai) thì sẽ không gửi email. |
| Pris (Giá) | Tự động gợi ý. Bạn có thể sửa, ví dụ khi giảm giá. |
| Bemærkninger (Ghi chú) | Ghi chú tự do cho nội bộ. |
| Status (Trạng thái) | Bekræftet (đã xác nhận), Afventer godkendelse (chờ duyệt) hoặc Annulleret (đã hủy). |
- Kiểm tra lại ngày, giờ và nhân viên.
- Bấm Gem booking (Lưu lịch hẹn) ở cuối biểu mẫu.
6. Sửa hoặc hủy lịch hẹn
- Tìm lịch hẹn trong danh sách (có thể dùng bộ lọc).
- Bấm Rediger (Sửa) ở bên phải dòng đó. Đổi ngày, giờ, nhân viên hoặc nội dung khác, rồi bấm Gem booking.
- Muốn hủy lịch hẹn, bấm Annullér (Hủy) ở trong danh sách hoặc trong lịch hẹn đó.
Khách tự động nhận email khi trạng thái chuyển sang Bekræftet hoặc Annulleret, và khi ngày, giờ hoặc nhân viên của lịch hẹn đã xác nhận bị thay đổi. Điều kiện là lịch hẹn phải có email của khách.
7. Nhân viên
Tại đây bạn quản lý ai có thể được khách đặt lịch. Bên trái là biểu mẫu thêm nhân viên mới (tên, email, điện thoại, màu và các dịch vụ họ làm). Bên phải là danh sách nhân viên và tiệm của họ.
- Bấm Rediger (Sửa) cạnh tên nhân viên để thay đổi.
- Bỏ dấu tick ở Aktiv – Kan bookes (Đang hoạt động – Có thể đặt lịch) nếu nhân viên không còn nhận đặt lịch nữa.
8. Dịch vụ và giá
Tại đây có tất cả dịch vụ của từng tiệm, kèm thời lượng và giá. Nếu một dịch vụ có giá khác nhau giữa các tiệm, nó được tạo riêng cho mỗi tiệm.
- Dùng danh sách Alle lokationer để xem giá của một tiệm.
- Bấm Rediger (Sửa) để đổi tên, thời lượng hoặc giá.
- Muốn thêm dịch vụ mới: điền Ny behandling bên trái (chi nhánh, tên, thời lượng, giá) rồi bấm Gem (Lưu).
9. Ngày nghỉ và đóng cửa
Khi một nhân viên nghỉ hoặc tiệm đóng cửa, hãy thêm vào đây để khách không đặt được những giờ đó.
- Chọn Lokation (chi nhánh). “Alle lokationer” dùng cho ngày lễ chung.
- Chọn Gælder for (Áp dụng cho): tất cả nhân viên hoặc chỉ một người.
- Chọn Fra dato (Từ ngày). Nếu nghỉ nhiều ngày, chọn thêm Til dato (Đến ngày).
- Có thể ghi lý do, rồi bấm Tilføj (Thêm).
- Nếu thêm nhầm, bấm Slet (Xóa) trong danh sách bên phải để bỏ khoảng nghỉ đó.
10. Chi nhánh và giờ mở cửa
Tại đây có ba tiệm với địa chỉ, số dịch vụ và trạng thái. Bấm Rediger (Sửa) để đổi địa chỉ, điện thoại, giờ mở cửa hoặc lời chào mà khách thấy sau khi chọn tiệm.
11. Thống kê
Chọn Dag (Ngày), Uge (Tuần), Måned (Tháng) hoặc Selvvalgt periode (Khoảng tùy chọn), và có thể chọn một tiệm. Bạn sẽ thấy số lịch hẹn, doanh thu, số đã xác nhận, đang chờ và đã hủy, cùng các dịch vụ và nhân viên được đặt nhiều nhất.
Cần giúp đỡ?
Nếu bị kẹt hoặc có gì đó không chạy, hãy liên hệ Nhat và cho biết bạn đã bấm vào đâu và chuyện gì xảy ra. Gửi kèm ảnh chụp màn hình sẽ giúp rất nhiều.